Offerte maken in Word

1. Maak een sjabloon, van waaruit u werkt. U hoeft hierdoor niet de volledige opmaak opnieuw te maken. Online zijn veel gratis sjablonen te vinden. U kunt ook eenmalig een professioneel offerte sjabloon laten maken door Office-experts.nl, zodat uw huisstijl goed wordt doorgevoerd. Dankzij de huisstijl ziet een potentiële klant direct dat hij of zij met u zaken doet.

2. Kies een goede schrijfstijl. Wij adviseren om gebruik te maken van een intelligente functie in het sjabloon om te wisselen tussen ‘u’ en ‘jij’. Klanten die je niet goed kent, spreek je aan met ‘u’. Klanten waar je al een goede zakelijke relatie mee hebt, kun je weer met ‘jij’ aanspreken.

3. Start altijd met een inleiding, waarin je een persoonlijke tekst schrijft. Laat zien dat je luistert naar de wensen van de klant en dat je de oplossing hebt. Let daarbij op de bewoording van de oplossing. Gebruik woorden of argumenten die de klant heeft gebruikt tijdens een eerder gesprek. Dat laat zien dat je hem of haar begrijpt en dat je aandacht geeft.

4. Plaats niet teveel informatie in een offerte. Teveel tekst leidt af. Je kunt beter verwijzingen gebruiken naar bijlagen of pagina’s op jouw website (bijv. voor de algemene voorwaarden en meer informatie over de dienstverlening of het product). Wil je per se voordelen of informatie noemen? Gebruik dan opsommingen.

5. Staan de prijzen er in? Heb je duidelijk aangegeven of de prijs inclusief of exclusief btw is? En heb je tevens een geldigheidsdatum gebruikt? Laat een offerte altijd even controleren door een collega. Misschien staan er nog een paar spel- of stijlfouten in de offerte. Daarna kun je de offerte ondertekenen en versturen.

6. Bel een offerte na. Als een klant vragen heeft, kun je door een telefonisch gesprek drempels wegnemen. Een klant gaat dan sneller akkoord met jouw offerte.